Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rapat kerja adalah pertemuan para staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas kerja di dalam suatu instansi, organisasi atau perusahaan.

Dari pengertian rapat kerja di atas, kita bisa tahu bagaimana rapat kerja memainkan peranan yang sangat penting pada masa depan perusahaan, karena ini menyangkut pelaksanaan tugas kerja dari suatu perusahaan. Akan tetapi, rapat kerja juga tidak bisa diadakan secara asal-asalan saja. Perlu adanya komunikasi yang efektif agar rapat kerja bisa menciptakan hasil rapat yang maksimal, efektif dan efisien.

Setiap pertemuan atau forum tidak akan berjalan dengan lancar tanpa peranan dari seorang pemimpin, begitu juga rapat kerja. Dari sini saja kita sudah bisa melihat bagaimana komunikasi yang efektif sangat berpengaruh pada kelancaran rapat kerja.

Sebelum rapat kerja dimulai, kita perlu berkomunikasi dengan para peserta rapat tentang siapa yang akan menjadi pemimpin rapat kerja. Dalam pemilihannya, kita juga perlu menentukan apakah kita harus memilih salah satu di antara staff atau adakah staff yang mau menjadi pemimpin rapat secara sukarela?

Jika pemimpin rapat sudah terpilih, sebagai pemimpin perusahaan, bos atau manajer jangan lupa untuk memberikan briefing singkat tentang tanggung jawab apa saja yang dimiliki sebagai pemimpin rapat dan apa yang perlu dilakukan dalam rapat kerja tersebut.

Meskipun judulnya tetap sama yaitu, “rapat kerja”. Namun, rapat kerja itu sendiri memiliki beberapa jenis yang berbeda. Misalnya, rapat kerja untuk perkenalan para karyawan baru dan perubahan tugas kerja, rapat kerja untuk briefing proyek baru, bahkan rapat kerja untuk debat pendapat.

Mari kita ambil satu contoh yaitu, rapat kerja untuk debat pendapat. Rapat kerja ini memerlukan jenis komunikasi yang berbeda dengan yang lainnya. Kita memerlukan waktu yang cukup lama dalam rapat kerja ini. Mengapa? Karena di dalam rapai ini, kita berusaha untuk menyatukan berbagai pendapat yang berbeda menjadi satu kesepakatan yang kuat. Efektivitas dari rapat kerja ini juga bergantung pada jumlah staf yang berpartisipasi, topik apa yang dipilih, posisi para peserta rapat, dan lain sebagainya.

Jadi tentukan dulu jenis rapat kerja yang akan dimiliki, maka kita dapat menentukan jenis komunikasi efektif yang akan diterapkan saat rapat kerja nanti.

Ketika rapat kerja akan dimulai, coba “pancing” para peserta rapat dengan menyampaikan pendapat mereka terhadap topik rapat selama 2 menit, TANPA gangguan atau interupsi dari peserta rapat kerja lainnya. Biarkan mereka memberikan pendapat awal terhadap topik rapat yang akan dibincangkan agar setiap peserta bisa mendengarkan perspektif lain dari rekan-rekan kerjanya.

Selain itu, tidak boleh ada yang memotong pembicaraan 2 menit staf tersebut. Ini penting dilakukan agar setiap karyawan atau peserta rapat menjadi percaya diri dalam berbicara di hadapan orang lain, meskipun mereka bukan pemimpin rapat.

Tidak dapat disangkal lagi bahwa proses meraih kesepakatan dengan menyatukan berbagai sudut pandang adalah hal yang tidak mudah. Seperti yang sudah kami sampaikan di awal artikel, pemimpin rapat kerja memiliki peranan yang sangat penting dalam membawa rapat kerja ke arah yang efektif. Pemimpin rapat harus bisa menyeimbangkan perspektif yang saling bertentangan, mendorong peserta rapat untuk bisa saling berpikir dan memecahkan masalah bersama-sama, dan mengajak mereka untuk menggunakan waktu rapat dengan sebijak mungkin. Tujuannya agar rapat kerja berlangsung secara efektif dan tidak bertele-tele.

Pertanyaan paling umum yang sering kami dengar, “bagaimana jika seorang staf yang belum berpengalaman memberikan suatu pendapat? Apakah kita harus mendengarkan dan menyetujui pendapatnya? Atau kita tolak saja?”.

Dalam hal ini, rapat kerja perlu dipimpin oleh seseorang yang bersikap asertif dan berpikiran terbuka. Jika pendapat yang diberikan staf tersebut dirasa memerlukan banyak biaya dan perlu waktu yang lebih lama, maka mungkin kita bisa “menyimpan” terlebih dahulu pendapat tersebut, apalagi jika kita perlu hasil yang cepat.

Namun, kita juga perlu menyikapinya dengan pikiran terbuka. Meskipun kita tidak bisa mengeksekusi pendapat tersebut sekarang, tapi setidaknya kita bisa mendapatkan ide-ide lain yang mungkin belum pernah kita dengar sebelumnya.

Seringkali ketika rapat kerja berlangsung, kita salah fokus dan malah membincangkan topik lain yang kurang penting, bahkan tidak memiliki keterkaitan apapun dengan topik utama kita. Nah, hal-hal yang seperti ini perlu kita hindari, karena jika tidak diatasi dengan cepat, rapat kerja kita tidak akan berjalan secara efektif.

Dalam situasi ini, seorang pemimpin rapat bisa menuliskan agenda rapat apa saja yang akan dibahas dan jangan lupa sampaikan kepada para peserta, sudah sampai titik mana pembahasan rapat tersebut? Sehingga, segalanya berjalan sesuai alur.

Ketika semua orang ingin menyampaikan pendapatnya dan disetujui oleh semua peserta rapat, ini akan memunculkan masalah baru. Salah satu tujuan rapat kerja adalah mencari kesepakatan dari ide-ide cemerlang yang disampaikan oleh semua anggota rapat, bukannya mengeksekusi semua pendapat. Coba bayangkan jika peserta rapat kerja terdiri dari 30 orang, apakah kita bisa mengeksekusi 30 ide yang berbeda secara bersamaan dalam kurun waktu 3 bulan? Tentu saja ini akan menjadi hal yang sulit.

Oleh karena itu setiap kali seorang karyawan memaksakan pendapatnya, seorang pemimpin rapat harus bertanya “Apakah itu bisa dilakukan dengan baik? Coba bayangkan jika pendapat yang Anda sampaikan harus dilaksanakan oleh orang tersebut, apakah Anda yakin bisa melakukannya?” Berikan beberapa pertanyaan yang bisa membuat si pemberi pendapat berpikir apakah ide tersebut adalah ide yang terbaik atau bukan.